담당자가 떠나도,
거래 경험은 회사에 남도록.
ABC 주식회사에서 오래 일한 담당자가 퇴사를 준비합니다. 인수인계 폴더는 받았지만, 대표는 다음 직원이 그동안의 거래 경험까지 이어받을 수 있을지 걱정입니다. 회사가 쌓은 정보가 사람과 함께 빠져나가지 않기를 바랍니다.
“거래처 명단은 영업팀 엑셀에도 있고 구매팀 엑셀에도 있는데 서로 달라요. 오래 일한 직원이 그만두면 어느 게 맞는지 아는 사람이 없어요.”
파일을 넘겨받아도, 누구에게 무엇을 물어야 할지 모릅니다.
새 담당자는 거래처 목록을 열었는데 연락처가 맞지 않습니다. 영업팀에는 바뀐 담당자 정보가, 구매팀에는 이전 정보가 남아 있습니다. 같은 회사가 다른 이름으로 저장돼 지난 견적과 발주도 쉽게 찾지 못합니다.
상품도 파일마다 이름이 다릅니다. 어느 공급사와 거래했는지 찾다가 결국 이전 담당자에게 연락합니다. 회사에 파일은 남았지만, 그 파일을 연결해서 이해하는 일은 여전히 특정 사람에게 달려 있습니다.
여러 업무가 함께 쓰는 거래처 정보를 만듭니다.
기존 파일을 모아 어떤 거래처와 상품이 중복됐는지 확인합니다. 이름만 비슷한 회사를 무조건 합치지 않고, 연락처와 거래 이력을 살펴 같은 대상인지 먼저 판단합니다.
거래처와 담당자, 제조사와 상품의 기준을 정리한 뒤 견적·발주·프로젝트에 연결합니다. 각 업무에서 정보를 새로 적는 대신, 정리한 기준 정보를 선택해 사용합니다.
데이터 가져오기
중복 확인 목록
| 저장된 이름 | 원본 | 확인 |
|---|---|---|
| 한빛서플라이 | 영업팀 | 중복 후보 |
| 한빛 공급사 | 구매팀 | 중복 후보 |
| 한빛 | 발주 목록 | 중복 후보 |
담당자가 원본과 실제 거래를 대조합니다.
다음 직원도 회사가 쌓아온 거래에서 출발합니다.
담당자는 거래처를 찾아 연락할 사람과 관련 견적·발주를 확인합니다. 상품을 선택하면 연결된 제조사와 공급사 정보를 함께 살핍니다. 누가 어떤 이름으로 저장했는지부터 알아낼 필요를 줄입니다.
대표는 인수인계 때 파일의 위치만 전달하는 대신, 팀이 함께 쓰는 기록을 기준으로 업무를 맡깁니다. 정보가 쌓일수록 다음 거래와 다음 담당자가 참고할 수 있는 회사의 자산이 되도록 합니다.
이 흐름에 필요한 기능
- 기존 원본 데이터의 구조와 중복 확인
- 거래처·제조사·상품·담당자의 공통 기준 정리
- 견적·발주·프로젝트에서 같은 정보 연결
먼저 기존 원본의 상태와 중복 기준을 살핍니다. 옮길 정보와 계속 사용할 도구를 구분하고, 실제 업무에 필요한 연결부터 정합니다.
시스템 없이, 지금 엑셀로 먼저 해볼 수 있는 것
중복을 찾는 일부터 시작하면 됩니다. 시스템은 정리한 기준을 견적·발주·프로젝트에서 같이 쓰게 만드는 단계입니다.
- 01
부서별 거래처 파일을 모아 회사명·사업자번호·담당자 기준으로 같은 회사를 찾아 표시합니다.
- 02
같은 회사를 부르는 이름을 하나로 정하고, 다른 표기는 별칭으로 남깁니다. 비슷한 이름을 무조건 합치지 않습니다.
- 03
거래처마다 마지막 견적·발주 파일의 위치를 적어 두고, 새 거래가 생기면 그 줄에 덧붙입니다.
이 사례에서 자주 묻는 질문
기존 엑셀 데이터를 전부 옮겨야 하나요?
먼저 기존 파일의 구조와 중복을 확인하고, 옮길 데이터와 그대로 둘 파일을 구분합니다. 모든 데이터를 한 번에 옮기는 것을 전제로 하지 않습니다.
정리한 뒤에도 직원들이 각자 파일을 쓰면 어떻게 되나요?
견적·발주·프로젝트 화면이 같은 거래처 정보를 쓰도록 연결합니다. 업무를 처리하려면 그 정보를 거치게 되므로 따로 파일을 유지할 이유가 줄어듭니다.