오늘 입사한 직원에게,
첫 견적을 맡길 수 있다면.
ABC 주식회사는 산업용 부품을 공급합니다. 주문이 늘어 새 직원을 뽑았지만, 첫 견적부터 경력 직원에게 물어볼 것이 쌓입니다. 대표가 바라는 것은 인원이 늘어난 만큼 일을 나눠 맡길 수 있는 회사입니다.
“견적 하나 나가려면 아직도 제가 다 봐야 해요. 사람을 뽑았는데도 지난번 조건이 뭐였는지는 결국 저한테 물어보거든요.”
사람을 뽑았는데, 설명할 사람은 여전히 바쁩니다.
고객에게 품목과 수량이 적힌 메일이 도착합니다. 새 직원은 어디에 문의할지, 지난번에 어떤 조건으로 견적을 냈는지부터 묻습니다. 연락처는 엑셀에, 이전 견적은 폴더에, 공급사와 나눈 이야기는 경력 직원의 메일함에 있습니다.
경력 직원은 하던 일을 멈추고 파일과 메일을 찾아줍니다. 대표도 금액과 조건을 검토할 때마다 앞선 거래의 배경을 다시 듣습니다. 새 직원에게 일을 맡겨도, 회사가 쌓아온 경험을 알려주는 일은 사람에게 남아 있습니다.
경력 직원이 보던 기록을, 다음 직원도 보게 합니다.
거래처와 담당자, 상품 정보를 정리하고 관련 견적 이력을 연결합니다. 새 직원은 이전 거래를 확인한 뒤 새 요청을 시작합니다. 메일과 첨부 문서에서 읽어낸 품명과 수량은 담당자가 검토하고 확정합니다.
확정한 품목을 등록된 공급사와 연결해 문의를 보내고, 회신 상태를 같은 건에서 확인합니다. 가격과 조건을 검토해 견적을 작성하면 회사에서 정한 승인 순서와 고객 발송으로 이어집니다. 무엇을 확인하고 누구의 판단을 받아야 하는지가 업무에 남습니다.
받은 메일
안녕하세요.
산업용 센서 12개의 가격과 납기를
확인 부탁드립니다.
상세 품목은 첨부 문서로 보내드립니다.
거래처 기록
| 견적일 | 품목 | 상태 |
|---|---|---|
| 10월 12일 | 산업용 센서 | 발송 완료 |
담당자가 지난 거래를 확인합니다.
새 직원은 기록에서 시작하고, 대표는 필요한 판단에 집중합니다.
새 직원은 빈 문서 앞에서 사람을 찾는 대신 거래처와 지난 견적을 열어봅니다. 어디까지 문의했고 어떤 답을 기다리는지도 확인합니다. 이미 남아 있는 사실은 스스로 찾고, 새로 판단해야 할 내용을 묻습니다.
대표는 승인할 견적과 관련 기록을 함께 보며 금액과 조건을 검토합니다. 경력자의 판단이 필요한 일은 남겨두되, 같은 배경을 처음부터 설명하는 부담은 줄이는 것입니다. 사람이 바뀌어도 회사가 쌓아온 경험을 업무에 활용할 수 있도록 합니다.
이 흐름에 필요한 기능
- 메일·첨부 문서에서 요청 정보와 품목 정리
- 등록된 공급사에 문의를 묶어 발송하고 회신 추적
- 견적 작성과 내부 승인 후 고객에게 발송
사용하는 문서 양식과 발송 조건부터 확인합니다. 추출한 정보와 견적 금액·조건은 담당자가 검토하는 흐름으로 구성합니다.
시스템 없이, 지금 엑셀로 먼저 해볼 수 있는 것
이 정리만으로도 새 직원이 묻는 질문이 줄어듭니다. 시스템은 이 기준을 자동으로 이어지게 만드는 단계입니다.
- 01
거래처 한 곳당 한 줄로 담당자·연락처·마지막 견적 날짜를 적은 표를 만들고, 파일을 한 곳에만 둡니다.
- 02
견적 요청이 오면 요청 번호를 붙이고, 공급사 문의와 회신을 같은 번호 아래 기록합니다.
- 03
견적을 보내기 전에 누가 확인하는지, 금액이 얼마 이상이면 대표 승인을 받는지 한 줄로 정해 공유합니다.
이 사례에서 자주 묻는 질문
메일로 오는 견적 요청도 자동으로 정리되나요?
메일과 첨부 문서에서 품명과 수량을 읽어내어 초안을 만들고, 담당자가 확인한 뒤 확정합니다. 모든 문서를 사람 없이 처리한다고 약속하지 않습니다. 사용하는 문서 양식을 먼저 확인합니다.
공급사가 여러 곳이면 문의를 각각 보내야 하나요?
확정한 품목을 등록된 공급사와 연결해 한 번에 문의를 보내고, 회신 상태를 같은 요청 건에서 확인합니다. 미회신 공급사와 마감이 가까운 요청을 따로 찾을 수 있습니다.