납품 상황을 물어보는 대신,
직접 확인할 수 있다면.
ABC 주식회사의 대표가 고객에게 납품 일정을 묻는 전화를 받습니다. 답을 하려면 구매팀과 창고, 물류 담당자에게 차례로 확인해야 합니다. 대표가 원하는 것은 보고를 모으지 않아도 약속한 납품이 어디까지 왔는지 보이는 회사입니다.
“고객이 물건 언제 오냐고 물으면 저는 구매팀에, 구매팀은 창고에, 창고는 운송사에 전화해요. 답 하나 듣는 데 반나절이에요.”
진행 상황 하나를 알려고, 여러 사람의 답을 기다립니다.
구매팀은 발주가 나갔다고 하고, 창고는 일부 품목이 도착했다고 합니다. 검수가 끝났는지와 언제 운송할 수 있는지는 또 다른 담당자에게 물어봐야 합니다. 대표는 각자의 답을 모아 납품 가능 여부를 판단합니다.
고객 주문이 늘어날수록 확인할 사람과 대화도 늘어납니다. 일부 수량만 들어오거나 검수에서 문제가 생긴 주문은 더 살펴야 합니다. 일이 진행되고 있어도, 대표에게는 누가 알려주기 전까지 보이지 않습니다.
주문 번호 아래로 품목의 이동을 연결합니다.
고객의 주문과 공급사 발주를 연결하고, 품목별 입고·검수·운송·납품 단계를 기록합니다. 검수 결과와 사진도 해당 품목에 함께 남깁니다.
일부 수량만 이동하거나 먼저 납품되는 경우에도 어떤 물량이 어느 단계에 있는지 구분합니다. 일정 지연이나 납품 거절처럼 확인이 필요한 상황도 진행 정보와 함께 보여줍니다.
구매 담당자가 주문에 맞는 발주를 연결합니다.
보고를 모으는 대신, 확인이 필요한 주문을 봅니다.
대표와 영업 담당자는 주문을 열어 품목별 입고·검수·운송·납품 상태를 확인합니다. 납품한 수량과 남은 물량, 검수 문제와 지연 기록을 구분해 고객에게 답할 내용을 준비합니다.
창고와 물류 담당자가 남긴 기록을 같은 흐름에서 볼 수 있어, 대표가 모든 담당자 사이를 오가며 정보를 이어줄 필요를 줄입니다. 일정이나 품질에 문제가 있는 건은 기록을 바탕으로 담당자와 다음 조치를 정합니다.
이 흐름에 필요한 기능
- 고객 발주와 공급사·품목 정보 연결
- 입고·검수·운송 단계별 상태 기록
- 배송 일정과 수령 결과, 발생한 문제 관리
공급 경로와 검수 순서, 부분 납품 방식부터 확인합니다. 회사가 실제로 관리하는 단계를 정하고 필요한 기록을 연결합니다.
시스템 없이, 지금 엑셀로 먼저 해볼 수 있는 것
주문 번호 하나로 품목을 따라가는 표만 있어도 전화가 줄어듭니다. 시스템은 그 표를 각 담당자가 자기 단계에서 직접 갱신하게 만드는 단계입니다.
- 01
고객 주문마다 번호를 붙이고, 그 아래 품목별로 한 줄씩 적습니다. 공급사 발주 번호도 같은 줄에 둡니다.
- 02
품목 줄에 입고·검수·운송·납품 네 열을 두고, 단계를 맡은 사람이 날짜를 직접 적게 합니다.
- 03
매일 아침 납품 예정일이 지났는데 비어 있는 열만 모아 봅니다. 그 줄이 오늘 확인할 일입니다.
이 사례에서 자주 묻는 질문
운송사 추적이나 재고 관리도 포함되나요?
고객 발주와 공급사 발주를 연결하고 품목별 검수·운송·납품 상태와 문제 이력을 관리합니다. 범용 재고·회계 시스템을 대체한다고 표현하지 않으며, 운송사 연동은 가능 범위를 확인합니다.
부분 납품이나 검수 불합격도 기록되나요?
품목 단위로 수량과 상태를 기록하므로 일부만 먼저 납품된 건과 검수에서 문제가 생긴 건을 따로 확인할 수 있습니다. 사진과 메모를 해당 품목에 남깁니다.